¿Qué es y para qué sirve la hoja de control?
Las hojas de control, también denominadas hojas comprobación, de verificación o de comprobación, se utilizan para la recopilación y el análisis de datos. Pues, mediante el análisis de datos reales y relevantes, las empresas obtienen la base para futuras acciones .
Dependiendo del objetivo de la empresa, se pueden diseñar e implementar hojas de control para:
- Recopilar opiniones de clientes sobre productos y servicios.
- Analizar datos para resolver problema, defectos o incumplimiento dentro de los procesos.
- Recopilar datos sobre fallas, mantenimiento, condiciones de máquinas o equipos.
- Recopilar datos sobre auditorías o inspecciones.
- Los usos que puedes dar a las hojas de comprobación son innumerables.
Cada empresa es un mundo diferente, con diferentes necesidades y objetivos, pero, como se puede apreciar, todas pueden verse grandemente beneficiadas por el uso de hojas de control. Son muchos los beneficios de la utilizar hojas de verificación. Pero, ¿te imaginas los beneficios de contar con hojas digitales de control? ¿Deseas saber más?
Aprende de este artículo lo siguiente:
- Cómo crear una hoja de control: Sigues estos 4 pasos.
- Qué características debe tener una lista de chequeo.
- Cómo se usa una hoja de verificación: Ejemplo de uso.
- Ventajas utilizar hojas de control digitales: Lumiform tiene la solución que buscas.
¿Cómo crear una hoja de control?
Gracias a las hojas de comprobación es posible, mediante un proceso simple y eficiente, recopilar e identificar tendencias o patrones de manera organizada y con mayor facilidad. Pero para que esto sea posible, es importante saber cómo estructurar una hoja de control previo a su uso.
En términos generales, estos son las 4 pasos que te recomendamos seguir para crear una lista de control que atiendas las necesidades de tu negocio u organización:
- Define el objetivo que se busca cumplir: Por ejemplo, puedes ser realizar un control de calidad de los productos de la empresa. Luego, identifica el proceso que deberá estar sujeto a observación, quiénes son los responsables y los operadores, y toda gestión que te ayude a entender la naturaleza del proceso. Para ello, puedes realizar una lista de verificación 8D resolver y prevenir los problemas identificados en un producto o proceso.
- Define el periodo de tiempo dentro del cual se recolectarán los datos.
- Diseña una hoja que sea fácil de usar y llenar: Para esto, puedes usar Excel, aunque te recomendamos contar con herramientas digitales que cuenten con plantillas de control pre-hechas, que pueden ser fácilmente adaptadas a las necesidades de la empresa. Con esto, te aseguras de contar con formato claro y fácil de usar, al tiempo de que te aseguras que la hoja de verificación contiene toda la información completa sobre el origen de la información: Fecha, turno, máquina, personal, proceso, o responsable.
- Obtener los datos constantemente: Sé perseverante y constante en la recolección de datos reales y relevantes.
En la siguiente sección, entraremos en mayor detalle sobre el tercer paso de esta lista.
¿Qué características debe tener una lista de chequeo?
Una buena hoja de control debe proporcionar una buena base para las mejoras. Por tanto, debe indicar los errores con la mayor claridad posible, así como sus causas raíz. Por lo tanto, su plantilla debe tener estas 5 características:
- ADAPTABILIDAD
- A menudo se necesitan varias pasadas antes de encontrar un método de clasificación perfectamente adecuado, por ello, la lista de comprobación debe ser adaptable. Así, por ejemplo, los inspectores de calidad pueden adaptar la hoja de control para clasificar los defectos del producto por tipo, ubicación o causa. La facilidad de adaptación les permitirá identificar la frecuencia con la que se ha producido un determinado defecto.
- BRINDA UNA VISIÓN GENERAL
- Se debe poder tener una visión general de las operaciones pasadas y actuales para poder establecer las mejoras que requiere el proceso, por ejemplo. Además. la hoja de control debe aclarar el proceso que se está analizando para saber cómo este se desenvuelve, dónde se atasca o qué problemas existen. Si buscas, como ejemplo, evaluar internamente las diferencias entre el desempeño actual y esperado, tu hoja de control debe estar estructura de cierta forma que se puedan identificar el desempeño actual vs. el deseado y las diferencias que existen entre ambos.
- RESALTA ERRORES O PROBLEMAS
- Se debe poder identificar los errores o problemas de la lectura de la hoja de control para poder idear e implementar un plan de acciones correctivas oportunamente. Con una hoja de verificación de Reporte A3, por ejemplo. puedes identificar, comprender y resolver problemas que afectan el entorno empresarial fácilmente debido a su estructura.
- GENERA Y MUESTRA DATOS EN TIEMPO REAL
- Es importante poder acceder a todos los datos registrados en tiempo real para poder tomar decisiones informadas de forma eficaz y obtener resultados fiables con mayor facilidad.
- MOVILIDAD
- Una gran ventaja de una hoja de control de calidad es que esta se pueda acceder en cualquier momento o lugar para poder tener el control que se necesita para lograr el objetivo de la empresa. Es algo conveniente y que solo puede ser posible con el uso de aplicaciones móviles o listas digitales de control. El uso de la tecnología es sin duda algo que debe considerarse por sus múltiples beneficios.
¿Cómo crear una hoja de control? Ejemplo de uso
Vamos a utilizar el diagrama de Pareto y la hoja de control para ejemplicar el uso de estas herramientas.
El diagrama de Pareto sirve para organizar datos de forma descendente, de izquierda a derecha y separados por barras según el orden de prioridades que se fije. La finalidad es poder diferenciar los problemas vitales vs. los triviales para centrarse en los más importantes. Este análisis puede realizarse con una hoja de control, que puede estar estructurada de la siguiente manera:
Frecuencia de quejas de clientes en el restaurante “Bajo del Mar”
Análisis del posibles causas de reducción de clientela.
| Causas del Problema | Frecuencia | Porcentaje | Porcentaje Acumulado |
|---|---|---|---|
| Mal servicio en la recepción | 16 | 48% | 20% |
| Mal sabor de la comida | 4 | 15% | 33% |
| Aumento de precios | 5 | 13% | 100% |
| Mesero grosero | 8 | 24% | 100% |
| Total | 33 | 100% |
De esta forma se puede identificar el mayor problema para poder trabajar en ese primero.
Ventajas utilizar hojas de control digitales: Lumiform tiene la solución que buscas.
La recolección de datos mediante el uso de hojas de verificación en papel o en Excel es un proceso lento que puede inducir a muchos y graves errores. Es por esto que el uso de la tecnología es una necesidad gradual para las empresas. Pues, con la ayuda de un software de control estarás aportando al crecimiento del negocio y la mejora de procedimientos internos.
Estos son los beneficios de digitalizar los controles mediante hojas de verificación digitales de Lumiform:
- Gracias al uso de las listas digitales de control de Lumiform, tienes una visión general de lo que está ocurriendo en diferentes procesos, en distintas localizaciones y momentos.
- Toda la información recopilada se guarda de forma segura en la nube, y puede ser accedida por las personas autorizadas en cualquier momento y lugar.
- Aumenta la transparencia de los controles realizados, debido a que el equipo conoce las actividades realizadas y las pendientes, al igual que los responsables.
- Mejora la comunicación empresarial sustancialmente. Toda información puede ser fácilmente compartida y documentada, por lo que se puede coordinar más rápidamente y resolver incidentes hasta 4 veces más rápido que antes.
- Genera datos en tiempo real y de manera segura sobre tus procesos.
- Aumenta la eficiencia de tus procesos internos.
- Genera informes automáticamente luego del control, simplificando y agilizando el proceso de procesamiento de datos. Además, accedes a informes automáticamente generados que pueden ser filtrados por empleados, proyectos, tareas, pendientes, problemas o la opción que elijas.
- La herramienta para crear formularios de Lumiform te ayuda digitalizar y personalizar tus listas de control con tan solo un par de clics.
- La app Lumiform es muy fácil de usar. La app te permite completar las listas de control fácilmente y en menos tiempo que los listados realizados en papel o en Excel. Los controles se implementan aproximadamente un 30% – 50% más rápido.
En conclusión, con una app móvil ahorras tiempo y dinero, reduces el riesgo de perder los datos, y digitalizas y sistematizas los controles fácilmente. Conoce más sobre los beneficios de la app Lumiform haciendo clic aquí.
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